GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental esta enfocada en el interés por encontrar tecnologías para la digitalización de archivos, previniendo que estos sufran deterioro y pérdida es global. En Colombia las instituciones y entidades públicas nacionales, están preocupadas en adquirir servicios y productos que les permitan asegurar la información que pudiera ser sensible y que tiene un peso legal, también aquella información que es un patrimonio nacional y que cuenta una historia por si misma.

los presupuestos públicos destinados a este fin ha ido en aumento y Bogotá lidera la cantidad de solicitudes, donde el tamaño de la población de la capital implica una mayor necesidad de almacenamiento y seguridad. Aquellas licitaciones que se encuentran por encima de los 500 millones tienen la necesita de digitalización de archivo proceso end to end: Planeación, gestión y tecnologías asociadas. El mayor solicitante es la rama judicial y el tipo de contrato “Servicios de aprovisionamiento”. (Secop)

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

El consejo directivo del archivo general de la nación de Colombia:

Establece que la digitalización documental certificada es “El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad” y en la CIRCULAR EXTERNA N.º 005, septiembre 11 de 2012.

El Archivo General de la Nación, establece que la digitalización con sustitución de soporte análogo: digitalización certificada debe ser entendida “como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado”.

“desde un punto de vista jurídico una copia electrónica auténtica mediante un proceso de digitalización certificada del mismo, tiene el mismo valor probatorio que el expediente original en soporte de papel, por ello el resultado de la digitalización certificada y posterior destrucción del soporte físico no sería sino la conservación del expediente en un soporte distinto. Se trataría por tanto en una alternativa que, a efectos procesales, podemos considerar totalmente equivalente a la conservación del expediente físico, sin que lleve asociados los gastos que esta supone.”

Para el Archivo General de la Nación la digitalización de documentos puede tener al menos tres tipos de aplicaciones, para cada una de las cuales es posible adoptar diferentes características y estándares, de acuerdo con las necesidades de cada entidad:

Digitalización con fines de control y trámite. Es la que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de documentos que requieren control y trámite inmediato, evitando distribuir los documentos físicos.

Digitalización con fines archivísticos. Es un proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad.
Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio. Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una Entidad una vez superada la emergencia.

Digitalización Certificada

Dependiendo del propósito de la digitalización, se puede hablar de digitalización certificada, entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.

La Iniciativa Cero Papel en el Programa de Gestión Documental (PGD).

El propósito de la Iniciativa de Cero Papel es mejorar la eficiencia del Estado, generando economía en los procesos administrativos y fortaleciendo la transparencia de la administración pública, a través de la transición hacia una gestión electrónica de documentos, es decir la gestión de documentos nacidos electrónicamente.

Referencias técnicas y estándares globales

Los estándares actuales que se han proporcionado y se siguen más ampliamente, como el estándar ICA, el estándar ISO y el estándar DIRKS , actúan como pautas de trabajo para que los archivos sigan y se adapten a sus necesidades.
Los archiveros reconocieron cada vez más la necesidad de desarrollar estándares comunes para la práctica descriptiva, a fin de facilitar la difusión de información descriptiva de archivos.
Ejemplos de estándares:
El estándar Rules for Archival Description (RAD) Proporciona una base coherente y común para la descripción de material de archivo dentro de un fondos , basados en principios tradicionales de archivo.
Describing Archives: A Content Standard (DACS) proporciona las herramientas para describir y hacer que el material de archivo sea accesible al público.
Los estándares comunes utilizados por los archiveros para estructurar metadatos descriptivos, que transmiten información como la forma, la extensión y el contenido de los materiales de archivo, incluyen la Catalogación de lectura mecánica (formato MARC), la Descripción de archivo codificada (EAD) y el núcleo de Dublín .

Ventajas y desventajas

Los principales beneficios de la digitalización documental certificada que van más allá de cubrir las necesidades de reducción de espacio y almacenamiento están enfocados en:
Favorecer la conservación, manteniéndola en buenas condiciones evitando el deterioro a causa de factores ambientales o debido a la manipulación de los documentos, permitir el acceso simultáneo ya que cada documento puede ser consultado por diferentes personas sin necesidad de diversificar, posibilitar el uso de “sistemas informáticos que permiten las búsquedas a partir de metadatos (Son Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.).
Restringir el uso de la información por personas no autorizadas; acceder a los datos de manera remota siempre y cuando existan conexiones por intranet o internet. Estas razones hacen que para este tipo de aplicaciones se use casi que exclusivamente reproducción a través de digitalización.” (Archivo General de la Nación- AGN, 2017)
Las desventajas de un proceso de digitalización documental certificada son:
“La obsolescencia de los equipos modernos, la incompatibilidad entre ellos, su discontinua producción que los sitúa fuera del mercado, pone en riesgo la pérdida de información que cada día es almacenada en los llamados soportes electrónicos.”
“La perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes está considerada entre 10 a 30 años o quizás 50, Pero la de la información es mucho menor de acuerdo con los estudios de los especialistas en el tema, debido a que será necesario ir migrando la información cada 3, 4, o 5 años.”
“La confiabilidad, seguridad y protección de la información son susceptible de cambios que se pueden hacer por cualquier individuo en cualquier parte del mundo.”

Caso de éxito SIM

Este proyecto generó un cambio excepcional en la forma de gestionar y archivar los documentos del parque automotor de Bogotá, se construyó en un lote urbano, utilizando de tecnología de punta tanto para la parte de infraestructura física, como en la parte tecnológica, El edificio de gestión de 3 pisos cuenta con una arquitectura moderna, cumpliendo con toda la normativa de seguridad para para este tipo de edificaciones, la bodega de archivo se construyó con estructura prefabricada y luego instalada en sitio superando los tiempos de entrega, en él se instalaron los SAC, que garantizaran el orden, archivo y permanencia en el tiempo de los documentos. Estos edificios ofrecen un lugar agradable y seguro para sus empleados