La inteligencia de procesos se puede definir como “la adquisición automática y continua de datos de procesos empresariales en todos los sistemas de la empresa para obtener una visibilidad rápida y precisa del estado actual de sus procesos”, lo cual resulta ser una necesidad para las empresas, debido al gran volumen de información que se obtiene a diario de los usuarios bien sea en la adquisición de productos o prestación de servicios.
Inteligencia de procesos:
En el mundo gracias a la inteligencia de procesos se han creado diversas soluciones para el desarrollo de ciudades inteligentes, debido a que por medio de dispositivos tecnológicos de captura de información, como lo son las cámaras, las transacciones de los usuarios en diferentes comercios, inclusive datos en la movilidad de las personas, se han podido crear startups que permiten a las personas a tener una mejor calidad de vida, como por ejemplo, planear un recorrido a un destino por medio de una aplicación móvil para saber en tiempo real el estado del tráfico y demás variables que se puedan encontrar en las vías al momento de movilizarse en cualquier medio de transporte.
En Colombia existe una amplia necesidad por implementar inteligencia de los procesos, (desde empresas multinacionales hasta microempresas), debido a que no todas las organizaciones capturan información de sus procesos, y en ocasiones, tampoco utilizan sus propios registros para tomar decisiones basadas en datos, ya que no en todas las empresas se cuenta con personal que se encargue de administrar, procesar, automatizar y proyectar información que permita compartirse a los líderes de los procesos para que éstos controlen y optimicen las operaciones, no solo en tiempo real, sino que también les permita anticiparse a futuros comportamientos del mercado.
Automatización:
También se ha encontrando que en el país persiste una gran necesidad de automatizar procesos que son operativos (en el procesamiento de bases de datos), ya que la mayor parte del tiempo que se invierte en generar un indicador, en ocasiones, es en el procesamiento de la información, y que de ser automatizados dichos procesos, a los colaboradores se les permitirá invertir mucho más tiempo en analizar y generar propuestas de mejora en pro de la organización.
Hasta este punto, entendemos que existen dos necesidades generales en torno a la inteligencia de procesos, por una parte, darle valor a la información que obtienen las empresas para la toma de decisiones y por otra parte la automatización de procesos. Desde Sitt, en los diferentes proyectos en los que hemos participado en los últimos años, desde el área de operaciones, hemos identificado las mismas necesidades de implementar inteligencia de procesos en tres de las seis áreas de negocio de Sitt, que son: Sistemas de Tránsito, Impuesto Vehicular y Peajes.
Identificamos y cubrimos la necesidad de pasar de llevar registros en formatos físicos, a sistematizar los mismos, aplicando inteligencia de procesos en la implementación de herramientas a la medida para la captura, procesamiento y visualización de información en tiempo real, específicamente en la gestión de la producción de la digitalización documental de los expedientes vehiculares en el centro de gestión documental de Bogotá.
Identificamos y cubrimos la necesidad de automatizar cruces de bases de datos para la generación de indicadores detallados sobre el pago de impuestos en la ciudad de Medellín. Dichos cruces de información que tardaban horas y días para los encargados de los procesos, ahora solo son minutos en la ejecución y actualización de los indicadores diarios, semanales y mensuales.
Identificamos y cubrimos la necesidad de crear herramientas a la medida, como lo es el aplicativo para el registro de asistencia del personal, que permite controlar y obtener información sobre el ingreso y salida del personal en tiempo real, así como también otro aplicativo web para el proceso de vinculación del personal, que permite administrar una base de datos centralizada y una trazabilidad completa del proceso, desde la selección de personal hasta su desvinculación, lo anterior en cinco peajes de Cundinamarca.
Los casos de éxito descritos anteriormente, correspondientes a algunas de las áreas de negocio de Sitt, hace parte de los servicios que ofrecemos en el mercado como Inteligencia de Procesos, que además de automatizar, también estamos presentes desde la captura de información hasta transformar los procesos a través de los datos.
En Inteligencia de Procesos lo primero que hacemos es Identificar los datos clave existentes y/o la captura de los mismos por medio de una herramienta para tal fin, luego Transformar la información en conocimiento a partir de la analítica de datos, teniendo en cuenta la lógica de los procesos y la identificación de controles, posteriormente Generar tableros de control e indicadores, usando herramientas de visualización como DataStudio y/o Power BI, para compartir la información con los líderes de los procesos demás interesados de manera oportuna, y finalmente Entregar análisis estadísticos, predecir escenarios de mejora y medición de impacto a las mejoras tomadas.
Fuente de la definición en el primer párrafo:
