AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS: UNA NECESIDAD EN LAS EMPRESAS (GANA EL EMPLEADOR – GANA EL TRABAJADOR)

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En las empresas a diario se obtiene y se acumula información que se convierte en datos almacenados, que de acuerdo al uso que se le den a éstos, se usa una determinada herramienta. En un principio, la información se obtiene de manera física (documental), en la mayoría de los casos ésta se pasa a digital y otra parte simplemente queda en físico, pero con el pasar del tiempo se han creado diferentes herramientas que permiten almacenar información de manera digital, entre el software más común y usado se encuentra Excel de Microsoft, el cual permite registrar, almacenar, procesar y visualizar información de una manera asequible para las empresas y sus trabajadores quienes son los que la utilizan a diario. 

En Colombia aún se encuentra gran volumen de información contenida de manera física, pero gracias a la transformación digital, de una manera considerable se está logrando una transición al almacenamiento de datos de manera sistemática en los últimos años. 

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Además de almacenar la información, hoy en día las empresas no se limitan a esto, sino que cada vez se interesan más en darle valor a los datos, hasta el punto de tomar decisiones basados en los mismos, ya que al analizar la información obtenida en cierto tiempo y con distintas variables, permitirá no solo entender el comportamiento del mercado y los clientes, sino que también se puedan tomar decisiones a futuro para generar estrategias en la optimización de los procesos y/o incrementar los ingresos de la empresa.

Con el pasar del tiempo, las grandes compañías, comunidades de tecnología y desarrollo de software, han creado una serie de herramientas que cumplen el mismo propósito de Excel de Microsoft, tanto de pago como gratuitas, como lo es el caso de Libre Office, siendo un software libre. Por otra parte, ya se trabaja en la nube, y para ello contamos con una de las herramientas más usadas, en este caso desarrollada por Google y son las Google Sheets, que al igual que las dos anteriores, cumplen el mismo objetivo de registro y almacenamiento de información, de manera gratuita y en línea. Solo por mencionar algunas del mercado ya que realmente hay una variedad de opciones.

La pregunta en este punto es ¿en qué difiere usar una herramienta de otra?, es allí en donde se entra un poco más a detalle del volumen de información que almacena cada empresa y el procesamiento que se le da a la misma. También se entra a hablar de perfiles especializados para el uso de dichas herramientas, ya que, si bien, es más común encontrar un trabajador que interprete y conozca Excel, a otro trabajador especializado que utiliza lenguajes de programación que permitan almacenar grandes volúmenes de información y procesamiento en el menor tiempo posible.

En los últimos años el volumen de datos digitales ha crecido un 40% a nivel mundial, mucho más de lo que ha sucedido inclusive en 20 o 30 años atrás. Es por esto mismo que la industria de la tecnología dispone de herramientas para atender dicha demanda tan acelerada y que posiblemente tanto las empresas como los trabajadores necesitan sí o sí avanzar y pasar de usar Excel a usar Access, (también es de Microsoft), o en temas de Big Data, pasar a usar herramientas robustas del mercado como lo son Oracle de IBM, SQL Server de Microsoft, e inclusive trabajar en nuevos lenguajes de programación para la ciencia de datos como lo es Python o R.

Teniendo en cuenta lo anterior, que por una parte existen volúmenes de datos y por otra parte herramientas que nos permiten almacenar y procesar la información, es en donde el protagonismo se lo lleva el trabajador en distintas áreas, que a diario se enfrenta con retos como el interpretar la información nueva que llega y procesarla, ya sea para la elaboración de reportes e informes, generar métricas o indicadores según se requiera. Es aquí en donde sin importar el tamaño de la empresa, ya sea sector público o privado, o la cantidad de datos que se manejen, el reto de estar manipulando información a diario representa una gran responsabilidad para las personas, ya que la mayor parte de su tiempo está dedicado a esta tarea. 

En un día normal de un trabajador que manipule tablas de datos, por ejemplo, es común que de entrada reciba diferentes fuentes de datos (información suministrada por otras personas y/o áreas), luego se deba limpiar o estructurar la información recibida, para que de ésta manera sea más fácil entenderla, posteriormente puede ser necesario hacer uso de filtros, fórmulas, generar tablas dinámicas, copiar y pegar información de un archivo a otro, o incluso, cruzar más de una base de datos debido a que la información no se encuentra centralizada, todo esto para obtener un indicador que reportar.

Es normal que hasta aquí, un trabajador que procese información en tablas de datos esté identificado, ya que en ocasiones, el proceso mencionado anteriormente requiere de tiempo, resulta bastante operativo y en ocasiones tedioso para el trabajador, y que para las gerencias o a quien se reporte la información, ésta debe ser en el menor tiempo posible.

En este punto es donde se genera la necesidad de automatizar los procesos, además de que ahorra tiempo (pasar de horas o días de trabajo a solo segundos), la automatización mitiga el riesgo al error humano garantizando la precisión de la información y permite que el mismo trabajador ya no gaste su tiempo en tareas operativas (repetitivas), sino que se dedique más al análisis de los resultados, e inclusive invierta su tiempo en identificar posibles mejoras en los procesos y generar de esta manera un valor agregado en la empresa, así como también la generación de reportes en tiempo real, algo importante para tomar decisiones anticipadamente.

(También: Transforma tus procesos a través de los datos)

Para la automatización de procesos, desde Sitt, generamos un diagnóstico de las actividades actuales, para identificar aquellas tareas repetitivas y tediosas que se pueden dejar automáticas, generando una solución a la medida, ya que en muchas ocasiones las empresas adquieren herramientas estándar del mercado, pero a fin de cuentas no se terminan adaptando específicamente al proceso o necesidad a cubrir. Dicha solución es creada desde el área de Operaciones de Sitt en un menor tiempo, comparado con el desarrollo tradicional, que en ocasiones genera tiempos largos de adaptación y costos elevados en el caso de algún ajuste en campo.

El servicio de automatización hace parte de los servicios que ofrecemos en el mercado como Inteligencia de Procesos, que además de automatizar, también estamos presentes desde la captura de información hasta transformar los procesos a través de los datos

En Inteligencia de Procesos lo primero que hacemos es Identificar los datos clave existentes y/o la captura de los mismos por medio de una herramienta para tal fin, luego Transformar la información en conocimiento a partir de la analítica de datos, teniendo en cuenta la lógica de los procesos y la identificación de controles, posteriormente Generar tableros de control e indicadores, usando herramientas de visualización como DataStudio y Power BI, para compartir la información con los líderes de los procesos demás interesados de manera oportuna, y finalmente Entregar análisis estadísticos, predecir escenarios de mejora y medición de impacto a las mejoras tomadas.

Danilo Camargo

Analista de Procesos

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