El año 2020 no fue fácil, los cambios precipitados en la forma de vida en las ciudades generó un golpe económico en la mayoría de los sectores, algunos pudieron hacer un movimiento rápido a formas de trabajo que van desde lo remoto o la intermitencia, otros tuvieron que detener sus actividades o transformarse. En el caso de los organismos encargados de la gestión de tránsito de las ciudades no fue la excepción, entrevistamos a dos gerentes de importantes organismos de tránsito de Antioquia y esto fue lo que nos compartieron.
¿Cuál era el principal objetivo en el 2020 para el organismo de tránsito que representa y si se mantuvo tras los cambios sociales que se presentaron con las medidas del gobierno para mitigar la pandemia?
Visión cero e inclusión de género, pirámide invertida fueron estrategias que se mantuvieron durante la pandemia y por fortuna logramos los objetivos que nos habíamos trazado – Diana Giraldo – Gerente SIMM
Para el proyecto de Rionegro el principal objetivo para el año 2020 era la implementación del proyecto de fotodetección en la ciudad de Rionegro, pero no fue posible llevarlo a cabo debido a las medidas tomadas por el Gobierno Nacional. – Cristina Yustres – Gerente SOMOS
¿En el 2020, cuáles fueron los principales retos que enfrentaron; desde el punto de vista de los procesos, la tecnología, capital humano, normativa, comunicación, sostenibilidad, ambiental, entre otros?
Los aislamientos preventivos y contagios definitivamente afectaron las labores. Nuestra prioridad era cumplir con los protocolos y controlar el aforo, lo que incomodó a los ciudadanos pero para nosotros era necesario. También tuvimos que lidiar con las ventas de citas de los tramitadores que aunque fuera un actor ajeno a nosotros afectó la imagen de la secretaria y generó un colapso en las citas. – Diana Giraldo – Gerente SIMM
El principal reto fue adaptar el equipo de trabajo al cambio, con las restricciones impuestas por el Gobierno no fue posible realizar las actividades presenciales que habitualmente se llevaban a cabo, tuvimos cambios en algunos procesos, la forma de comunicarnos y el impacto que tuvo emocionalmente en las personas la pandemia. – Cristina Yustres – Gerente SOMOS
¿Cómo se le dio respuesta a los retos mencionados? Se integraron nuevas tecnologías? ¿Se diseñaron nuevos procesos? ¿Se capacitó el personal? ¿Se hizo un plan de comunicaciones?
Se ajustaron los aplicativos para restringir las citas, trabajamos en un plan de comunicaciones en los barrios de mayor densidad de usuarios, fortalecimos las campañas en redes sociales, desmaterializamos casi en la totalidad los trámites y optimizamos el backoffice con mayores eficiencias y menor necesidad de personal. Trabajamos en la comunicación interna y el clima aun estando en trabajo en casa, las personas aumentaron su productividad y su compromiso fue evidente. – Diana Giraldo – Gerente SIMM
Para enfrentar el cambio en la operación, se crearon nuevos procesos de atención al público que nos permitió cumplir con las exigencias del gobierno y la protección de las personas tanto empleados como usuarios. Se crearon nuevos canales de comunicación permitiendo que todos los empleados estuvieran al tanto de los cambios adoptados. A través de una serie de capacitaciones se concientizo al personal de la situación que se estaba presentando para el manejo emocional de la misma y se preparó a todo el equipo de trabajo para afrontar los nuevos retos. – Cristina Yustres – Gerente SOMOS
¿Hacia dónde cree que deben evolucionar los organismos de tránsito y qué nuevos retos enfrentarán?
Hacia la agilidad para los ciudadanos. La claridad y la usabilidad de las plataformas para que la experiencia de trámites sea lo más simple para los usuarios. Procesos contravencionales claros y fáciles de entender. Comunicación con el ciudadano acerca de los beneficios de los Sistemas de fotodetección como elemento que provee información relevante para la toma de decisiones inteligentes de movilidad, para la disminución de incidentes viales, y para el fortalecimiento de la autoridad. – Diana Giraldo – Gerente OT Medellín
Considero que los organismos de tránsito deben permitir que los usuarios puedan realizar los trámites de forma digital, el trabajo sería conjunto con todas las entidades que intervienen en el proceso. Considero que los organismos de tránsito a hoy aún requieren demasiado de la presencia de los usuarios para culminar un trámite porque las entidades que intervienen en el proceso no tienen objetivos conjuntos que permitan que el usuario pueda acceder a las nuevas tecnologías que indiscutiblemente ya son necesarias. – Cristina Yustres – Gerente SOMOS
Agradecemos a estas dos increíbles gerentes que siempre destacan por su gestión disruptiva e innovadora y que han sabido enfrentar un año tan crítico y hoy nos comparten sus ideas y aprendizajes. Estas respuestas entregan luces sobre los retos y la evolución que han enfrentado no solo los procesos en las oficinas de tránsito nacional sino muchos otros a nivel estado, invitamos a funcionaros de las distintas ramas del gobierno a avanzar en la transformación digital de los procesos y a hacer equipos púbico – privados para avanzar de forma ágil en la modernización y el cambio.
Lina Contreras
Jefe de Mercadeo y Comunicaciones
Biciusuaria por convicción
